مقترح نظام إلكتروني لتطبيق هاتف ذكي لأساتذة الجامعات الفلسطينية وطلبتها لتعزيز التواصل الإداري والأكاديمي دراسة حالة: جامعة فلسطين الأهلية

This study has investigated the improvement of communication between students, academic and administrative departments at Palestinian universities, Palestine Ahliya University (PAU) in particular, by proposing a smart phone application. In particular, the study aimed to measure the level of administrative and academic communication provided to students and staff by the current e- services (portal and e- mail) and traditional paper method at PAU, and thus identify their most prominent administrative and academic needs. In this paper, the descriptive analytical method was used and a questionnaire was distributed to academics and head of administrative departments who have direct contact with university students. A random sample of the university students of different levels was selected at PAU as a case study. More precisely, 221 questionnaires were distributed, 169 were retrieved and analyzed using Google Drive. The results showed a real weakness in the communication level between the academic departments, administrative departments, and students, which shows that the current e- services at PAU are not sufficient and need to be enhanced. In particular, 82% of staff reported poor communication through the academic portal, and 70% reported poor communication via email. The rates of communication weakness of the academic gate and e- mail for students were lower than teachers, reaching 72.2% and 67.2%, respectively. The results also showed that there is a lot of time and effort wasted by using the traditional method. All of these currently used methods led to poor commitment to the university policy and instructions and additional workload for the administrative departments. In addition to that, the results showed the most important academic and administrative needs for students, academic and administrative departments. The most important needs were the administrative ones (83.6% for teachers and 81.4% for students), most notably, the admission and registration services followed by the needs of the Alumni and Training Unit. Ranked second were the academic needs (75.8% for teachers and 72.6% for students) which include the policy of exceptions and absence, and academic advising services. Therefore, developing a smart phone application that meets all of these needs would play an important role in bridging and activating communication between the students as well as academic and administrative departments. Keywords: Smart Phone Application, Palestine Ahliya University, Google Drive, E- services.

تبحث هذه الدراسة في تحسين وتعزيز التواصل الإداري والأكاديمي في الجامعات الفلسطينية من خلال اقتراح نظام إلكتروني لتطبيق هاتف ذكي للأساتذة والطلبة، وقد تم اختيار جامعة فلسطين الأهلية كحالة للدراسة لسعيها الحثيث في أن تصبح إحدى مؤسسات التعليم العالي الرائدة في مجال استخدام التكنولوجيا واستثمارها لتوفّر أحدث التقنيات والأنظمة للأكاديميين والطلبة في الجامعة. أن الهدف الرئيس لهذه الدراسة هو قياس مستوى التواصل الإداري والأكاديمي الذي توفره الجامعة للأساتذة والطلبة من خلال طرق التواصل الحالية المستخدمة والمتمثلة في (البوابة الإلكترونية، البريد الإلكتروني، والأسلوب الورقي التقليدي)، إضافة إلى تحديد أبرز احتياجاتهم الإدارية والأكاديمية. ولقد تم استخدام المنهج الوصفي التحليلي من خلال توزيع أداة البحث (الاستبانة الإلكترونية) وارسالها إلى عناوين البريد الإلكتروني لعينة الدراسة بطريقة العينة الطبقية العشوائية التناسبية على جميع الأكاديميين المتفرغين وغير المتفرغين، وجميع مدراء الدوائر الإدارية ذات الاتصال المباشر مع الأساتذة والطلبة، وعينة عشوائية من الطلبة في كافة السنوات الدراسية، بحيث تم توزيع (221) استبانة، وتم استرجاع (169) منها وتحليلها بواسطة ( (Google Drive الذي تظهر من خلاله النتائج على شكل نسب مئوية. وأظهرت النتائج ضعفاً في مستوى التواصل الإداري والأكاديمي في الجامعة نتج عن عدم فعالية البوابة الإلكترونية والبريد الإلكتروني كوسيلة للتواصل بين الأساتذة والطلبة، حيث أظهرت النتائج ضعفاً في مستوى التواصل الإداري والأكاديمي الذي توفره الجامعة للأساتذة من خلال البوابة الأكاديمية بنسبة مئوية بلغت (82%) والبريد الإلكتروني بنسبة مئوية بلغت (70%)، في حين بينت أن مستوى الضعف الإداري والأكاديمي الذي توفره للطلبة من خلال البوابة الإلكترونية والبريد الإلكتروني كانا بنسبة مئوية بلغت (72.2%)، (67.2%) على التوالي. إضافة إلى استهلاك كبير في الوقت والجهد نتيجة لاتباع الأسلوب التقليدي. نشأ عنها جميعها ضعف في اتباع السياسات والتعليمات، وعبء عمل اضافي تعاني منه الدوائر الإدارية. كما وبينت النتائج أبرز احتياجات الأساتذة والطلبة في الجامعة، والتي كان أهمها الاحتياجات الإدارية بنسبة مئوية بلغت (83.6%) للأساتذة، وبنسبة مئوية بلغت (81.4%) للطلبة، وأبرز محاور هذه الاحتياجات الإدارية هي خدمات دائرة القبول والتسجيل، وخدمات وحدة الخريجين والتدريب. يليها الاحتياجات الأكاديمية بنسبة مئوية بلغت (75.8%) للأساتذة، وبنسبة مئوية بلغت (72.6%) للطلبة، وأبرز محاور هذه الاحتياجات الأكاديمية هي التعريف بسياسة الاستثناءات والاحتساب والغياب للطلبة، وخدمات مرحلة الارشاد والتوجيه للطلبة الحاليين والجدد. وخلصت الدراسة إلى توصيات أهمها: تفعيل النظام الإلكتروني المقترح كتطبيق للهواتف الذكية ليكون حلقة وصل بين أطراف العملية الأكاديمية والإدارية، والعمل على تزويد الأساتذة والطلبة باحتياجاتهم الأكاديمية والإدارية الملحّة من خلال النظام الإلكتروني المقترح والذي سيعمل على الحد من المشاكل سابقة الذكر. الكلمات المفتاحية: النظام الإلكتروني، هاتف ذكي، جامعة فلسطين الأهلية، Google Drive، الريادة.